A forma correta de fazer reembolso de despesas

O reembolso de despesas é um processo financeiro que nem sempre recebe o devido valor. No entanto, quase todas as organizações terão que reembolsar os funcionários por suas despesas em algum momento.

Parte do problema é que essas despesas podem variar significativamente, desde a compra de material de escritório até viagens ou despesas médicas. Se sua empresa lida com muitos tipos de reembolso de despesas, você pode se perguntar o que precisa cobrir e como deve lidar com isso.

Para que você consiga dominar esse processo, vamos compreender a forma correta de fazer reembolso de despesas. Confira!

O que são os reembolsos de despesas?

Um reembolso de despesas comerciais é simplesmente o ato de reembolsar um funcionário pelas despesas incorridas durante a execução de um trabalho para sua organização.

Tecnicamente, quase qualquer tipo de despesa pode se qualificar como despesa comercial para fins de reembolso, dependendo das políticas de reembolso da empresa. Mas para lhe dar uma ideia mais clara, aqui estão alguns exemplos comuns de despesas reembolsáveis:

• Custos de viagens de negócios
• Refeições e entretenimento
• Educação ou treinamento de funcionários
• Gastos médicos
• Despesas com combustível para um veículo usado para fins profissionais
• Suprimentos ou ferramentas de negócios
• Outras despesas diversas relacionadas aos negócios

Você pode lidar com esses reembolsos de despesas individualmente, o que significa que você revisa cada despesa separadamente ou pode criar uma política para reembolso de despesas de funcionários.

Desafios no gerenciamento dos reembolsos de despesas

O gerenciamento dos reembolsos pode trazer vários desafios para os gestores. Veja só os principais deles:

Insatisfação dos funcionários

Quando o processo de validação e aprovação dos relatórios de despesas resulta em atrasos nos reembolsos, os funcionários podem ficar insatisfeitos. A partir disso, podem surgir várias outras consequências – como quedas na produtividade e redução da taxa de retenção dos talentos.

Erros humanos

Em empresas que ainda dependem da inserção manual de dados, podem ocorrer erros como relatórios de despesas arquivados incorretamente. Como consequência, podem surgir equívocos nos valores reembolsados.

Má fé dos funcionários

Outro desafio do reembolso de despesas é a má fé dos funcionários, que podem falsificar recibos ou reivindicar despesas pessoais como se fossem despesas profissionais. É fundamental que exista um processo de avaliação eficiente para evitar que situações assim aconteçam.

Pouca visibilidade das despesas

Como reflexo da falta de organização do processo de reembolso de despesas, pode ser difícil ter uma visão clara dos gastos com reembolso. Isso pode levar à perda de oportunidades de economia de custos.

Processo ineficiente

O processo manual é ineficiente e demorado. Custa horas aos funcionários e consome sua produtividade, não deixando espaço para a realização de outras tarefas que poderiam agregar mais valor para os negócios.

Afinal, qual é a forma correta de fazer reembolso de despesas?

1. Saiba o que você precisa reembolsar

O primeiro passo para um processo de reembolso de despesas eficiente é ter clareza sobre quais são os custos que devem ser reembolsados. Ou seja, você precisa conhecer quais custos um funcionário pode ter que cobrir do próprio bolso no processo de trabalhar para a sua empresa.

• Eles precisam se deslocar em seu próprio veículo?
• Viagens de negócios são comuns entre os profissionais da empresa?
• Existem riscos para a saúde associados ao seu trabalho?

Esses tipos de perguntas podem ajudá-lo a descobrir com quais despesas você terá que lidar. Diretrizes claras sobre o que é e o que não é reembolsável ajudarão a reduzir os casos de solicitações de reembolso equivocadas.

2. Crie uma política de reembolso de despesas

Você não é obrigado a ter uma política de reembolso de despesas. Porém, essa é uma prática que pode ajudá-lo a organizar e agilizar esse processo.

A criação de uma política de reembolso ajuda a definir as expectativas corretas para os funcionários sobre o que se qualifica para reembolso e permite que você simplifique seu processo de reembolso de despesas.

Com uma política de reembolso de despesas, seus funcionários saberão exatamente o que podem ser reembolsados, como solicitar esse reembolso e quanto tempo levaria para receber os fundos.

Veja alguns fatores que você pode ao elaborar sua política de reembolso de despesas:

• O tipo específico de despesas que podem ser reembolsadas
• O processo que seus funcionários precisam seguir para enviar suas despesas, incluindo qualquer prova e documentação de suporte
• O tempo específico que um funcionário tem para enviar seu relatório de despesas
• Como será o processo de aprovação
• Quando e como seus funcionários são reembolsados

3. Use uma solução de reembolsos de despesas

Por fim, vamos conhecer a sua maior aliada no reembolso de despesas: uma solução digital que vai ajudá-lo a gerir esse processo sem uso de planilhas para prestação de contas e processos burocráticos.

Em uma parceria com a Lemontech, a COINOV disponibiliza a solução de Reembolsos de Despesas. Dessa forma, você pode organizar esses processos em poucos cliques. Diga adeus às planilhas de prestação de contas e processos burocráticos de aprovação de despesas.

Veja só os principais recursos que você pode aproveitar:

• Solicitação de adiantamento
• Fluxo de Aprovações
• Política de lançamento de despesas e percursos
• Armazenamento de notas fiscais
• Solicitação de reembolso
• Lançamento de despesas off-line
• Controle de cartão corporativo
• Acesso mobile via APP

Ao incorporar essa ferramenta na sua empresa, você pode obter uma redução sobre custos nas tarifas de aéreo, hotel, locação de carro e custos operacionais. Parece perfeito, não é?

 

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