Como elaborar um cronograma de projeto efetivo

Vivemos em um mundo empresarial muito dinâmico, com novas necessidades e ferramentas surgindo a todo instante. Neste contexto, a TI exerce um papel cada vez mais importante para o sucesso de toda a organização. Entretanto, os gerentes precisam conseguir coordenar os esforços de toda a equipe – e um cronograma de projeto é uma ferramenta importante para isso.

Na prática, um cronograma de projeto pode garantir que seu projeto seja transparente e bem planejado – antecipando gargalos e agilizando os fluxos de trabalho. Com isso, você consegue estruturar cada projeto do início ao fim e aumentar as chances de sucesso.

Mas como elaborar um cronograma de projeto efetivo? Confira logo a seguir!

O que é um cronograma de projeto?

Antes de falarmos de forma prática, é preciso contextualizar. Um cronograma de projeto é uma listagem dos marcos, atividades e entregas de um projeto dispostas em ordem cronológica. Ou seja, estamos falando de um documento que apresenta o mapeamento de tudo o que precisa ser concluído antes que uma nova tarefa possa começar – desde o início até o fim do projeto.

Normalmente, o cronograma de projeto é criado em um formato visual para que todas as partes interessadas e os membros da equipe possam obter uma visão geral rápida. Isso permite que eles visualizem o roteiro de um projeto, incluindo os principais marcos, gerenciem tarefas individuais que precisam ser concluídas, dependências e as datas de entrega mais importantes.

Benefícios de um cronograma de projeto efetivo

O cronograma de projeto é um grande companheiro do gerente ao iniciar uma nova jornada. Esse documento não apenas ajuda todos os envolvidos a visualizar as etapas de um projeto, mas também ajuda a manter as tarefas no caminho certo. Guiando implementações, revisões e etc., tudo no tempo certo.

Se formos um pouco mais a fundo, veremos muito mais benefícios. Aqui estão alguns deles:

• Revela um caminho claro a seguir. Com um cronograma de projeto, é fácil ver qual passo dar primeiro e o que precisa acontecer depois disso. Isso é particularmente útil em um projeto excessivamente complexo que possui várias etapas e várias camadas.
• Mantém uma visão clara do quadro geral. É difícil ver o fim de um projeto quando há tantos pequenos passos necessários para chegar lá. Um cronograma de projeto ajuda a visualizar tudo em uma única exibição para que você possa se concentrar no quadro geral, tornado o go-live muito amais palpável e assertivo
• Garante que todos tenham o mesmo objetivo. Você precisa de toda a sua equipe a bordo para que um projeto seja bem-sucedido. Os cronogramas do projeto ajudam todos a reconhecer como se encaixam e qual o papel que desempenham no sucesso geral de um projeto.
• Mantém todos informados. Um cronograma de projeto ajuda todos os envolvidos a acompanhar o andamento de um projeto, o que gera confiança com as partes interessadas e facilita muito a comunicação.
• Rastreia o que acontece e quando. Conhecer a hierarquia das tarefas e o que precisa acontecer antes que outra coisa aconteça é uma parte crucial do gerenciamento de projetos. Um cronograma do projeto ajuda você a definir isso de forma clara e concisa.
• Evita gargalos e atrasos. Descubra possíveis dependências para evitar gargalos que atrasam um projeto e frustram as partes interessadas.
• Facilite as alterações. Os projetos nem sempre seguem uma rota linear. Algo pode surgir no meio do caminho que precisa ser resolvido. Um cronograma de projeto facilita a alteração ativa dos elementos de um projeto e a alternância de tarefas sem deixar ninguém desatualizado.

5 passos para criar um cronograma de projeto efetivo

Afinal, como criar um cronograma de projeto efetivo para conduzir as atividades na sua empresa? Preparamos um passo a passo que vai ajudá-lo:

1. Entenda o escopo do seu projeto

Antes de fazer qualquer coisa, é crucial que você conheça o escopo do seu projeto. Isso ajudará você a decifrar quanto tempo cada tarefa precisa, o cronograma geral do projeto e quantos membros da equipe você precisa para concluí-lo.

Comece escrevendo uma declaração de escopo do projeto que inclua todas as entregas que você precisa criar, bem como uma lista potencial de recursos necessários para concluí-la.

2. Divida o projeto em marcos

Depois de definir o escopo, é hora de listar tudo o que está envolvido no projeto. Em um projeto na área da tecnologia, isso pode incluir definição de equipe, treinamentos, levantamento de processos, ambiente para desenvolvimento, implementação de interfaces, realização de testes, implantação, entre vários outros processos.

O ideal é transformar a lista em marcos. O que precisa acontecer primeiro? Quanto tempo leva cada uma das etapas? A partir daí, é possível dividir cada marco em tarefas menores gerenciáveis e plotá-las em seu cronograma.

3. Estime o tempo de cada tarefa

É muito mais fácil estimar quanto tempo uma tarefa levará se você a dividir em partes. Embora possa ser difícil saber quanto tempo levará cada um dos marcos, você pode ter certeza sobre os prazos envolvidos na realização de pequenas tarefas – como uma reunião, execução de um questionário ou fornecer um treinamento.

Para cada tarefa menor que você listou, coloque um cronograma estimado para que você possa começar a ver o projeto geral tomar forma.

Neste caso, proteja seu cronograma de atividades que ultrapassem uma determinada quantia de horas, pois atividades com muitas horas tornam-se difíceis de gerenciar, dificultam a tomada de decisões e confundem a visualização de um final conclusivo que permita o início de uma próxima tarefa.

4. Atribua tarefas para sua equipe

Neste ponto, você precisará começar a distribuir tarefas para sua equipe. Comece anotando todos os recursos que você pode precisar para o projeto e combine-os com os talentos e habilidades de sua equipe. Deixe claro, em que etapa cada responsável entra, em que momento ele precisa concluir para que o próximo inicie a jornada.

5. Insira cada tarefa em sua linha do tempo

Dê vida ao seu projeto mapeando cada tarefa em sua linha do tempo. Neste momento, é importante anotar quaisquer dependências – por exemplo, uma pesquisa para compreender as necessidades dos usuários finais deve ser feita antes de iniciar o processo de desenvolvimento e implementação. É importante deixar essa linha do tempo intuitiva, invista no visual claro para ela, incontestável e que facilite a checagem por todos os envolvidos.

A partir desse momento, você começará a ter uma ideia de quais atividades estarão acontecendo ao longo do projeto – e os membros da equipe poderão gerenciar facilmente suas agendas.

Inclusive, fazer uso de um software para apontamentos e timesheet, pode ser fundamental para o controle do tempo dispendido nas tarefas do cronograma.

Considerando todos os pontos mencionados ao longo deste conteúdo, você tem um roteiro objetivo para se basear, aperfeiçoar e alcançar um cronograma ideal. Que acima de tudo, conquiste a satisfação dos envolvidos e do usuário final.

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