6 dicas para preparar uma mudança para o ERP na nuvem

Você está planejando uma mudança para o ERP na nuvem? Em uma realidade de negócios cada vez mais conectada e integrada, a transição para a nuvem é um requisito para manter a competitividade e a altos índices de produtividade.

Entretanto, o processo de migração para a nuvem deixa muitos gestores com um pé atrás. Estamos falando sobre o ERP – o mais crítico de todos os sistemas de negócios. Portanto, é preciso se certificar de que não ocorram falhas no momento de transição, certo?

Qualquer ameaça de tempo de inatividade prolongado pode trazer prejuízos para a organização. Além disso, é preciso estar preparado para um processo de treinamento dos usuários até que a solução seja aproveitada em todo seu potencial.

Porém, é preciso encarar: não mover seu ERP para a nuvem pode ser mais arriscado ainda. Os desafios na mudança para a nuvem podem ser superados sem complicações – permitindo que a sua empresa tenha acesso a todos os benefícios dessa solução moderna.

Como preparar uma mudança para o ERP na nuvem?

1. Saiba por que você está migrando para a nuvem

O primeiro passo para a migração para um ERP na nuvem é ter clareza sobre os motivos para essa decisão. Ou seja, é preciso identificar os benefícios que a migração do ERP trará para o seu negócio.

A nuvem é a base do modelo SaaS (software como serviço) de TI. Uma de suas grandes vantagens é a capacidade de aumentar ou diminuir rapidamente em resposta à demanda – sem nenhum dos custos ocultos ou interrupção do serviço que geralmente acompanham a infraestrutura local.

Na prática, são vários os motivos que podem levar uma empresa a optar pelo ERP na nuvem:

Escalabilidade e flexibilidade: Um ERP na nuvem permite que a empresa dimensione sua infraestrutura de acordo com suas necessidades em constante evolução. À medida que a empresa cresce ou muda, ela pode facilmente ajustar os recursos do ERP para atender às novas demandas, adicionando ou removendo usuários e funcionalidades conforme necessário.

1. Acessibilidade e mobilidade. Com um ERP na nuvem, os funcionários podem acessar e utilizar o sistema de gestão de qualquer lugar, a qualquer hora, desde que tenham uma conexão com a Internet. Isso é especialmente útil para empresas com equipes distribuídas em diferentes locais geográficos ou para colaboradores que precisam trabalhar remotamente.
2. Redução de custos. Migrar para um ERP na nuvem pode reduzir significativamente os custos de infraestrutura e manutenção. Em vez de investir em servidores locais, espaço físico, equipes de TI dedicadas e atualizações de hardware e software, a empresa pode aproveitar a infraestrutura e os recursos fornecidos pelo provedor de serviços em nuvem, pagando apenas pelos serviços utilizados.
3. Atualizações e manutenção simplificadas. Com um ERP na nuvem, as atualizações de software e manutenção de servidores são realizadas pelo provedor de serviços em nuvem, liberando a equipe de TI interna da empresa para se concentrar em outras tarefas estratégicas. Isso garante que o sistema esteja sempre atualizado com as últimas funcionalidades e correções de segurança.
4. Integração e colaboração. Um ERP na nuvem pode facilitar a integração com outros sistemas e aplicativos usados pela empresa, como CRM, sistemas de contabilidade e soluções de e-commerce. Isso permite uma colaboração mais eficiente entre os diferentes departamentos e processos da empresa, fornecendo uma visão holística dos dados e facilitando o fluxo de informações.
5. Segurança e backup de dados. Os provedores de serviços em nuvem geralmente implementam medidas de segurança robustas para proteger os dados dos clientes. Isso inclui criptografia, autenticação de dois fatores, backups regulares e monitoramento contínuo. Essas medidas podem ser mais avançadas do que as que a empresa pode implementar em um sistema local, melhorando a segurança e a proteção dos dados corporativos.
6. Suporte técnico. Muitos provedores de ERP na nuvem oferecem suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana. Isso significa que a empresa pode contar com a assistência de especialistas sempre que surgir um problema ou dúvida relacionados ao sistema. Além disso, o suporte técnico pode ajudar na implementação inicial do ERP e fornecer treinamento aos usuários.

2. Considere as práticas de segurança recomendadas

A segurança já foi o principal medo das empresas que migraram seus sistemas ERP para a nuvem. No entanto, com o amadurecimento da tecnologia, observamos uma transformação considerável na capacidade dos provedores de nuvem de gerenciar a segurança de suas plataformas.

A ameaça de segurança número um para plataformas de nuvem é a mesma para qualquer plataforma – políticas ruins e erros humanos. Portanto, é importante reservar um tempo para implementar as políticas de segurança de melhores práticas para fazer a migração para o ERP na nuvem.

3. Prepare-se para a mudança de mentalidade

Mudar de um sistema ERP local (muitas vezes altamente personalizado) para um ERP na nuvem e seus processos padronizados é tanto uma mudança na maneira como você trabalha quanto uma transformação de TI. Mas como você guia sua organização através de uma mudança tão radical?

O primeiro passo é olhar para o seu negócio e aceitar que há um conjunto de tarefas realizadas diariamente que não são um diferencial. Um bom exemplo disso é o seu processo de contas a pagar. Nenhum cliente está escolhendo você em vez de seus concorrentes por causa de seu excelente sistema de contas a pagar. Eles podem, por outro lado, preferir o atendimento ao cliente e o processo de devolução de produtos dos líderes do setor.

Ou seja, a reflexão é: não gaste um tempo valioso mantendo um processo de negócios que funciona bem seguindo o padrão do setor. Deixe o ERP na nuvem fazer o que ele faz de melhor e lidar com seus processos de negócios mais essenciais e não diferenciadores, para que você possa se concentrar no que diferencia seus negócios e entusiasma seus clientes.

4. Controle os seus processos de negócios atuais

Antes que você possa dizer com precisão quais dos seus processos de negócios diferenciam a sua empresa dos concorrentes, e antes que você possa avaliar a viabilidade de mudar para um conjunto padrão de processos, você precisa ter uma imagem clara do que seus processos de negócios atuais realmente parecem.

A maioria das empresas tem usado os mesmos processos de negócios da mesma maneira há décadas e não tem ideia de como seus processos se comparam aos de seus pares da indústria. É a velha mentalidade “porque sempre fizemos assim”.

As ferramentas de transformação de processos de negócios ajudam você a criar roteiros detalhados de seus processos de negócios para que você possa ver como os dados e as decisões se movem em sua organização. Algumas dessas ferramentas podem até comparar seu roteiro de processo com outras empresas do seu setor, permitindo que você aproveite a sabedoria da multidão.

Sem uma visão clara de onde seus processos de negócios estão hoje e para onde eles precisam ir, torna-se mais difícil fazer uma implementação bem-sucedida de um ERP na nuvem.

5. Desenvolva uma estratégia para migração de dados

A migração de dados é um dos aspectos mais importante e demorado de migrar para o ERP na nuvem. Por isso, é importante que seja desenvolvida uma estratégia robusta de migração de dados para garantir o sucesso.

Para migrar seus dados com eficiência, você pode seguir as etapas: revisar seus processos, determinar quais dados precisam ser migrados, processar os dados e convertê-los. Quando você faz seu plano de migração, deve haver um curso de ação que garanta que a migração de dados seja precisa e completa.

6. Priorize o gerenciamento de mudanças

Ao resolver os detalhes técnicos de sua atualização de ERP, lembre-se de focar também no aspecto humano do projeto.

Sua força de trabalho provavelmente se acostumou a usar o sistema ERP local, portanto, a introdução de uma plataforma totalmente nova pode levar à resistência à mudança. Esse é especialmente o caso quando versões de software mais antigas não são mais suportadas.

Portanto, uma mudança para um ERP na nuvem requer um gerenciamento de mudanças organizacionais. O desenvolvimento de um plano abrangente de gerenciamento de mudanças garante que os funcionários sejam informados sobre as mudanças específicas que estão por vir e entendam como as mudanças os afetarão.

Definir expectativas claras desde o início minimiza a resistência à mudança e torna o treinamento de ERP mais eficaz. Embora alguns aspectos da nova plataforma possam ser um pouco familiares, provavelmente haverá muitas diferenças – não apenas na interface do usuário, mas nos botões específicos que os usuários devem clicar para realizar suas tarefas do dia a dia.

Um passo na direção da era digital!

A mudança para o ERP na nuvem representa uma grande transformação para uma organização. Portanto, requer reflexão e planejamento cuidadosos. Com uma boa estratégia, é possível minimizar a complexidade desse processo e aproveitar os benefícios de uma ferramenta mais moderna e eficiente.

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