Gestão de riscos em projetos SAP: Como evitar erros comuns

Os projetos SAP precisam ser ágeis e dinâmicos, certo? Para colocar isso em prática, é importante que exista uma preocupação com a gestão de riscos. Ao mitigar as possíveis ameaças ao sucesso dos projetos, é possível diminuir atrasos em go-lives, custos extras ou erros do sistema já em funcionamento.

Mas quais são os erros mais comuns que podem afetar os projetos SAP? E, mais importante, como fazer a gestão de riscos de forma adequada? Confira neste artigo como evitar esses perigos!

Por que reduzir o risco é tão importante?

Um relatório da SAPInsider apontou que 61% dos departamentos de TI listam ‘reduzir o risco de negócios’ como um de seus principais objetivos. E isso não acontece por acaso. Afinal, os custos das falhas podem ser muito altos.

Com um sistema complexo e abrangente, as implementações SAP defeituosas adicionam riscos à sua cadeia de suprimentos, processos de fabricação, suporte ao cliente, RH, folha de pagamento, entre outros processos.

Ou seja, uma boa gestão de riscos contribui para garantir a eficiência das operações em diversos setores da organização. Além disso, a própria equipe de TI pode aumentar a produtividade e reduzir custos ao fazer o gerenciamento dos riscos com antecedência em vez de correr para resolver um problema após o outro.

Implementando a gestão de riscos em projetos SAP

Se você busca mitigar os riscos em projetos SAP, o primeiro passo é reconhecer quais são os erros mais comuns. A partir disso, é possível trabalhar para fazer um bom gerenciamento dessas falhas potenciais.

Veja só quais são esses erros mais comuns para fazer uma boa gestão de riscos:

1. Funcionamento incorreto pós go-live

Um dos erros mais comuns em projetos SAP é o funcionamento incorreto do sistema pós go-live. Geralmente, isso pode ser notado a partir de comportamentos inesperados do sistema, como incapacidade de executar o processo de negócios de ponta a ponta.

Esse risco é comum em projetos SAP em que os requisitos de negócios não foram capturados em detalhes ou quando o design do sistema não alcançou a qualidade necessária durante a fase de realização.

Para fazer o gerenciamento desse risco, é possível adotar algumas medidas:

• Certifique-se de que os requisitos de negócios reunidos durante a fase de projeto estejam em nível de detalhe suficiente que descreva claramente seu processo de negócios com exemplos.
• Verifique se todos os requisitos de negócios foram revisados pelos especialistas no assunto e aprovados pelo líder de negócios e/ou proprietário do processo de negócios.
• Garanta que o processo de negócios de ponta a ponta esteja claramente documentado.
• Certifique-se de que o teste de integração e aceitação do usuário seja orientado com base nos requisitos de negócios e no processo de negócios.

2. Projeto com atrasos frequentes

Seu projeto está passando por atrasos graves com entregas demorando mais do que o esperado? As entregas do projeto enviadas como completas não estão realmente concluídas e faltam detalhes? Esse é outro erro que merece uma atenção especial na gestão de riscos.

Esse é um risco que ocorre principalmente quando o esforço de trabalho do projeto é estimado incorretamente ou os profissionais responsáveis não possuem o conhecimento ou a experiência necessária para a solução. Para monitorar essa situação com precisão, é preciso que exista um bom plano de projeto com uma estrutura analítica bem definida que fornecerá visibilidade das principais atividades que devem ser executadas.

3. Uso ineficaz da funcionalidade SAP Standard (padrão)

A maioria dos módulos SAP atendem de 60% a 90% dos requisitos de negócios em um setor específico. Essa porcentagem de ajuste do pacote SAP padrão é maior com produtos que passaram por vários ciclos de lançamento em comparação com aqueles que acabaram de ser lançados.

Entretanto, a falta de conhecimento profundo dos módulos que estão sendo implementados pode acarretar em análises de baixa qualidade durante o projeto. Por outro lado, contar com profissionais experientes contribui diretamente para fazer a gestão desse risco.

4. Falta de especialistas nos assuntos de negócio

Os membros da equipe de negócios da empresa que implementa o SAP desempenham um papel muito importante no projeto. Cada processo de negócios principal ou área operacional deve ser representado por, pelo menos, um especialista no assunto que entenda como o processo de negócios de ponta a ponta é tratado hoje e também como esse processo precisa funcionar no futuro.

Isso acontece porque uma visão equivocada sobre os processos de negócio pode impactar diretamente a qualidade e o progresso da coleta de requisitos, revisão e aprovação de designs de processos de negócios futuros e verificação de entregas do projeto.

5. Falta de aceitação do projeto

O objetivo final de qualquer implementação SAP é migrar as operações de negócios atuais para o novo sistema SAP. Portanto, é muito importante que os profissionais com poder de decisão tenham uma visão muito clara sobre como isso deve acontecer.

Se esses profissionais não estiverem de acordo com os requisitos coletados durante o projeto e o design da solução no SAP, seu projeto estará correndo um risco muito alto de as operações de negócios não funcionarem conforme previsto no go-live.

Para evitar que isso ocorra, é importante reunir-se com os líderes da empresa para alinhar todo o planejamento e execução do projeto. Assim, todos criam uma compreensão clara dos requisitos de negócios, design de processos de negócios e design de soluções no SAP.

6. Estimativa de trabalho imprecisa

Vários projetos falham ou acabam sendo prolongados devido a derrapagens de custos como resultado do esforço de trabalho ser estimado de forma imprecisa ou incompleta. Por isso, as estimativas de trabalho devem ser feitas em vários pontos de uma implementação SAP – incluindo as fases de planejar, projetar, construir, testar e implantar seu sistema SAP.

7. Escolher um integrador de sistemas incorreto

Outro ponto importante para a gestão de riscos em projetos SAP é escolher um integrador de sistemas correto. Quando isso não acontece, você pode ter que lidar com recursos de baixa qualidade que carecem de conhecimento SAP adequado, atrasos de projeto, execução de projeto ruim e assim por diante.

Pode ser muito doloroso e custoso mudar seu integrador de sistemas SAP no final de uma fase e ainda mais no meio de uma fase do projeto. Por isso, é muito importante avaliar cuidadosamente, verificar e contratar estrategicamente um integrador de sistemas SAP para o seu projeto durante a fase de pré-planejamento do projeto.

8. Escritório de gerenciamento de projetos (PMO) com baixa visibilidade do projeto

O PMO é a espinha dorsal de qualquer projeto de transformação de TI, servindo como a fonte da verdade para projetar um status preciso do projeto a qualquer momento. Ele deve fornecer visibilidade total ao status do projeto, apresentando uma imagem clara das atividades de trabalho, tarefas e progresso das entregas.

Um PMO altamente eficaz é aquele que implanta, monitora e reforça o uso adequado de ferramentas e métodos e gerencia adequadamente o tempo gasto pelos recursos do projeto para entregar as tarefas conforme o planejado. O PMO deve garantir que todos os riscos e problemas do projeto sejam inseridos nas ferramentas de gerenciamento de riscos e garantir a resolução desses itens em tempo hábil, conforme definido nos termos do projeto.

Para evitar que o PMO tenha uma baixa visibilidade do projeto, é importante garantir que exista uma estrutura de divisão de trabalho bem definida que descreve o progresso preciso das tarefas e entregas. Além disso, a equipe do PMO pode trabalhar com os líderes da equipe para manter o plano do projeto sempre atualizado.

 

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